Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Правила оформления документов

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005

.

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

  • · государственное это или негосударственное предприятие;
  • · каким видом деятельности занимается предприятие;
  • · как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое главное содержится в его введении - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть на приведенном образце (Рис. 1).

Отметка о контроле , ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные - не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж - утверждено приказ).

Косметическим изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

Все остальные реквизиты существенно не изменились.

К достоинствам нового стандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. - 320 с.

.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

При подготовке документов используются следующие реквизиты: 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 30 - идентификатор электронной копии документа.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Право
Психология
Религиоведение
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее